Algira

Ein Durchlauf, vollständig gezeigt

Ein Teil fehlt,
der Kunde wartet.

Ein Auftrag in der Werkstatt, ein zugesagter Abholtermin und ein Bremsteil, das nicht da ist. Wir zeigen den kompletten Tag: welche Meldungen anfallen, was wir gemeinsam als Regelwerk festlegen und wie der Control Brief daraus aussieht.

Unternehmen, Personen und Kennungen in diesem Beispiel sind erfunden. Auch der Meldungssatz und der Regelkatalog wurden für dieses Beispiel erstellt. Verarbeitet wurden sie unverändert mit derselben Pipeline, die auch im Pilot Ihre Vorgänge bearbeitet. Der Brief unten ist deren Ausgabe und nicht nachgebaut.

Wie viel Zeit haben Sie?

11

Meldungen

4

Quellen

1

Auftrag

0

davon ausgeführt

Derselbe Durchlauf als Film

Der Tag in anderthalb Minuten.
Mit laufender Zeitachse.

Durchlauf Werkstatt und Service · Untertitel zuschaltbar · Animation und Sprecherstimme KI-generiert (KI-Transparenz) · selbst gehostet, kein Tracking. Die Zeitachse zeigt zwei Spuren: oben die Meldungen dieses Tages, das ist der 30-Tage-Pilot. Unten der Verlauf im Produktivbetrieb, wenn ALGIRA nach dem Pilot an Ihre Systeme angebunden ist.

Schritt 1 · Was Sie liefern

Nichts Neues erfassen.
Nur, was ohnehin anfällt.

Auftrag WA-2291, ein Bremssattel hinten links. Die Meldungen entstehen an vier Stellen: im Auftragssystem, im Teilesystem, an der Annahme und auf dem Notizzettel in der Halle. Sie liefern sie als Tabelle oder Export, wir bringen sie in ein einheitliches Format.

  • 07:30 · Auftragssysteminfo

    Fertigstellung zugesagt: heute bis 16:00 Uhr, Kunde holt selbst ab

  • 08:45 · Werkstattnotizinfo

    Diagnose abgeschlossen: Bremssattel hinten links muss getauscht werden

  • 08:52 · Teilesystemhoch

    Bremssattel nicht am Lager, Bestellung beim Zulieferer ausgelöst

  • 09:20 · Teilesystemhoch

    Zulieferer nennt keinen verbindlichen Liefertermin für heute

  • 10:15 · Kundenanrufmittel

    Kunde fragt telefonisch nach dem Stand, Anruf von der Annahme notiert

  • 11:00 · Werkstattnotizmittel

    Fahrzeug blockiert Hebebühne 2, Folgeaufträge verschieben sich

  • 11:40 · Teilesystemmittel

    Gleichwertiges Teil bei zweitem Lieferanten verfügbar, Mehrpreis 180 €

  • 13:30 · Kundenanrufmittel

    Zweiter Anruf des Kunden, die erste Rückfrage ist seit 3 Std. offen

  • 13:35 · Auftragssystemhoch

    Zugesagte Fertigstellung um 16:00 Uhr ist ohne Teil nicht haltbar

  • 14:10 · Werkstattnotizmittel

    Zuständiger Monteur ab 15:00 Uhr in einem anderen Auftrag gebunden

  • 14:25 · Auftragssysteminfo

    Ein Ersatzfahrzeug der Klasse Kompakt ist ab sofort verfügbar

Die Klammer ist die Auftragsnummer. Kundenanruf, Teilestatus, Werkstattnotiz und Terminänderung gehören zusammen, sobald sie dieselbe Nummer tragen.

Schritt 2 · Was wir gemeinsam festlegen

Das Regelwerk ist
die eigentliche Arbeit.

Im Workshop klären wir, wer bei einem gefährdeten Termin handelt, wie viel Mehrkosten die Serviceberatung allein entscheiden darf und was gegenüber dem Kunden auf keinen Fall gesagt werden darf. Diese Antworten gelten danach für jeden Auftrag dieser Art.

Wer handelt, wer gibt frei

Zuständig (handelnd)
K. Petersen, Serviceberatung
Vertretung
A. Wendt, Serviceberatung
Informiert
Werkstattleitung, Teiledisposition
Freigabe durch
H. Brandes, Werkstattleitung
Freigabegrenze
Mehrkosten bis 250 € entscheidet die Serviceberatung
Vier-Augen-Prinzip
ab 1.000 € oder bei Zusagen an den Kunden

Was ausdrücklich gesperrt bleibt

  • Dem Kunden einen neuen Fertigstellungstermin zusagen, solange der Liefertermin des Teils nicht bestätigt ist

    Die erste Zusage ist schon gerissen. Eine zweite ohne Grundlage kostet den Kunden.

  • Das Alternativteil bestellen, ohne die Entscheidung mit Mehrpreis und Begründung im Auftrag festzuhalten

    Der Mehrpreis von 180 € liegt unter der Grenze der Serviceberatung, freigabepflichtig ist die Bestellung damit nicht. Nachvollziehbar muss die Entscheidung trotzdem sein.

  • Das Fahrzeug mit dem beanstandeten Bremssattel herausgeben

    Sicherheitsrelevantes Bauteil, eine Herausgabe ohne Instandsetzung ist ausgeschlossen.

Woran später gemessen wird

  • Liefertermin klärenEine schriftliche Zusage oder Absage des Zulieferers liegt vor90 Minuten
  • Information entwerfenDer Entwurf nennt keinen Fertigstellungstermin und liegt der Serviceberatung vor30 Minuten
  • Information sendenDer Versand ist belegt; eine Rückmeldung des Kunden liegt vor oder eine Nachfrist ist gesetztam selben Tag
  • Alternativteil prüfenEntscheidung dokumentiert: Alternativteil bestellt oder verworfen, mit Begründungvor Schichtende
  • Ersatzfahrzeug vorbereitenDas Ersatzfahrzeug ist reserviert und die Unterlagen liegen an der Annahmevor Abholung
  • Hebebühne umplanenDie betroffenen Folgeaufträge haben einen neuen Platz in der Planungvor Schichtende

Schritt 3 · Was herauskommt

Der Control Brief.
In 90 Sekunden gelesen.

Aus den Meldungen wird ein Vorgang mit Bewertung, benannten nächsten Schritten, Freigabepflicht, Sperren und Prüfaufträgen. Bevor er zu Ihnen geht, liest ihn ein Mensch gegen.

CONTROL BRIEFAuftrag WA-2291
Stand 14:25 UhrRisiko hoch
Welchen Stand zeigt dieser Brief? Den von 14:25 Uhr. Er fasst alle elf Meldungen dieses Werkstatttages zusammen. Im Pilot legen wir gemeinsam fest, wann ein Auftrag erstmals vorgelegt wird. Hier wäre 09:20 Uhr der richtige Zeitpunkt gewesen, als der Zulieferer keinen verbindlichen Termin nennen konnte. Zu diesem Zeitpunkt hatte der Kunde noch nicht einmal angerufen.

Worum geht es

Auftrag WA-2291 sollte heute bis 16:00 Uhr fertig sein. Der benötigte Bremssattel ist nicht am Lager, der Zulieferer nennt keinen verbindlichen Termin, und der Kunde hat inzwischen zweimal angerufen.

Bewertung

Hoch, weil elf Meldungen vorliegen, die höchste Einstufung „hoch“ erreicht wird, acht davon erhöhte Bedeutung haben und alle auf einen Tag fallen.

Diese Einstufung folgt festen Schwellen, nicht einer Einschätzung.

Geplante nächste Schritte, noch nicht ausgeführt

  • Teiledisposition: Verbindlichen Liefertermin beim Zulieferer klärenvorbereiten
  • Assistenz: Information an den Kunden entwerfenvorbereiten
  • Assistenz: Information an den Kunden sendenFreigabe erforderlich
  • Serviceberatung: Alternativteil und Mehrpreis prüfenvorbereiten
  • Fahrzeugannahme: Ersatzfahrzeug vorbereitenvorbereiten
  • Werkstattleitung: Belegte Hebebühne umplanenvorbereiten

Zuständig

K. Petersen, Serviceberatung

Vertretung A. Wendt · Freigabe H. Brandes

Woher der Brief stammt

11 Meldungen · 07:30 bis 14:25 Uhr · Auftragssystem 3, Teilesystem 3, Werkstattnotiz 3, Kundenanruf 2. Jede einzeln nachschlagbar.

Nicht freigegeben

  • ·Dem Kunden einen neuen Fertigstellungstermin zusagen, solange der Liefertermin des Teils nicht bestätigt ist
  • ·Das Alternativteil bestellen, ohne die Entscheidung mit Mehrpreis und Begründung im Auftrag festzuhalten
  • ·Das Fahrzeug mit dem beanstandeten Bremssattel herausgeben

Später zu prüfen

Schriftliche Zusage oder Absage des Zulieferers binnen 90 Minuten · Versand der Information belegt und Rückmeldung des Kunden oder gesetzte Nachfrist · dokumentierte Entscheidung zum Alternativteil vor Schichtende · Ersatzfahrzeug reserviert und Unterlagen an der Annahme vor Abholung.

Automatisch ausgeführt: 0 von 6 SchrittenBeispieldaten · Unternehmen und Personen sind erfunden

Warum null?

Weil im Pilot
nichts von allein läuft.

ALGIRA bereitet die sechs Schritte vor und legt fest, wer sie verantwortet, was dabei gesperrt bleibt und woran später gemessen wird. Kein Anruf geht raus, kein Teil wird bestellt, kein Ersatzwagen übergeben. Das tun Ihre Leute, wie bisher.

Das ist Absicht und keine Einschränkung. Der Pilot beweist erst einmal, dass die Regeln an Ihren echten Vorgängen tragen. Was danach möglich wird, steht im nächsten Abschnitt.

Nach dem Pilot

Der Brief ist nicht das Ende.
Er ist die geprüfte Grundlage.

Im Pilot wird bewiesen, dass Ablauf, Regeln, Grenzen, Zuständigkeiten, Sperren und Prüfkriterien an Ihren echten Vorgängen funktionieren. Wer danach fortsetzt, kauft nicht einfach weitere Briefe. Die bewährten Regeln werden in einen laufenden, kontrollierten Betrieb überführt.

01belegt

Pilot

Die Daten kommen als Export oder Tabelle. ALGIRA bildet den Vorgang, prüft die Regeln und zeigt, welche Schritte vorbereitet, freigegeben oder blockiert werden müssten. Es passiert keine Handlung, nichts wird ausgelöst.

Das ist der Zustand, den diese Seite oben vollständig zeigt.

02wird eingerichtet

Angebundener Betrieb

Vorhandene Exporte oder geeignete Verbindungen zu Ihren Systemen werden so eingerichtet, dass niemand die Meldungen mehr von Hand übergeben muss. Neue Meldungen werden dem richtigen Vorgang zugeordnet.

Aus der Momentaufnahme wird dadurch eine fortlaufende Kontrollansicht für den Fall: aktueller Stand, neue Risiken, offene Entscheidungen, Sperren, Fristen und das, was bereits belegt ist.

03nächste Stufe

Kontrollierte Automatisierung

Geeignete Handlungen können nach Ihrer ausdrücklichen Entscheidung vorbereitet, zur Freigabe vorgelegt oder ausgeführt werden. Sie bestimmen dabei die Reichweite jeder Freigabe.

  • ·nur diese eine Handlung
  • ·dieser eine Vorgang
  • ·gleichartige Fälle dieses Kunden
  • ·eine vorher beschriebene Fallklasse

Eine pauschale Freigabe für alles ist nicht vorgesehen. Gesperrte Handlungen bleiben gesperrt. Jede Freigabe wird mit Person, Zeitpunkt und Reichweite festgehalten und kann geändert oder zurückgenommen werden.

Über den Einzelfall hinaus

Wenn dieselbe Sache
zum vierten Mal auffällt.

Im laufenden Betrieb betrachtet ALGIRA nicht nur den einzelnen Vorgang. Über viele Vorgänge hinweg lässt sich auswerten, was sich wiederholt: dieselbe Ursache, immer dieselbe Freigabe, wiederkehrende Verzögerungen an derselben Stelle oder Prüfkriterien, die regelmäßig nicht eingehalten werden.

Daraus entstehen Vorschläge: eine angepasste Regel, ein früherer Auslösepunkt, eine zusätzliche Handlung, die kontrolliert freigegeben werden könnte.

Wichtig dabei: ALGIRA ändert nichts von allein. Es gibt keine selbstlernende Optimierung. Jeder Vorschlag wird vorgelegt, von Ihnen geprüft und erst nach Ihrer Freigabe Teil des Regelwerks.

Derselbe Vorgang, eine Stufe weiter

Aus der Momentaufnahme
wird ein Verlauf.

Im Pilot bleiben alle Handlungen vorbereitet, gesperrt oder freigabepflichtig. Nach einer Anbindung führt derselbe Vorgang zusätzliche Zustände: eingegangene Meldungen, erneute Bewertungen, angeforderte und erteilte Freigaben mit ihrer Reichweite, ausgeführte Schritte und geprüfte Ergebnisse.

Die folgende Darstellung ist keine aktuelle Ausgabe des Werkzeugs. Sie zeigt, wie derselbe Vorgang nach einer Anbindung weitergeführt werden kann.

VERLAUFAuftrag WA-2291
So kann es nach einer Anbindung weitergehen
  • 09:22Neue Meldung eingegangenZulieferer nennt keinen verbindlichen Termin
  • 09:22Erneut bewertetRisiko steigt von mittel auf hoch
  • 10:16Neue Meldung eingegangenKunde fragt telefonisch nach dem Stand, damit greift die Regel zur Information
  • 10:18Handlung vorbereitetSachstandsinformation an den Kunden entworfen
  • 10:18Freigabe angefordertVersand der Information, vorgelegt an die Serviceberatung
  • 10:34Für diesen Vorgang freigegebenK. Petersen, gilt nur für Auftrag WA-2291
  • 10:34AusgeführtSachstandsinformation an den Kunden versendet
  • 10:35Nachweis abgelegtVersandbeleg; die Kenntnisnahme durch den Kunden ist damit nicht belegt
  • 14:26Neue Meldung eingegangenErsatzfahrzeug der Klasse Kompakt verfügbar
  • 14:28Handlung vorbereitetAktualisierung mit dem Angebot eines Ersatzfahrzeugs entworfen
  • 14:28Freigabe angefordertVersand der Aktualisierung, vorgelegt an die Serviceberatung
  • 14:41Weiterhin gesperrtNeuer Fertigstellungstermin, solange der Liefertermin des Teils nicht bestätigt ist

Zwei getrennte Nachrichten, weil das Ersatzfahrzeug erst um 14:25 Uhr belegt war. Um 10:18 Uhr konnte davon niemand wissen. Sichtbar wird auch, was der frühe Eingriff verändert: Die Meldung von 13:30 Uhr (zweiter Anruf, erste Rückfrage seit drei Stunden offen) stammt aus dem tatsächlichen Tagesverlauf ohne ALGIRA. Wäre um 10:34 Uhr informiert worden, wäre sie so nicht entstanden.

Entwurf und Ausführung ansehen

Die Information an den Kunden wird mit KI-Unterstützung formuliert. Das Regelwerk entscheidet vorher, ob diese Kommunikation erlaubt, gesperrt oder freigabepflichtig ist. Die KI formuliert ausschließlich innerhalb der Meldungen, die zum Zeitpunkt des Entwurfs belegt sind, und innerhalb der festgelegten Grenzen. Sie entscheidet weder über den Versand noch über eine Freigabe und darf keinen Fertigstellungstermin und keine andere Tatsache erfinden. Versendet wird die freigegebene Fassung, das Ergebnis wird dokumentiert.

Verwendete Belege

  • 07:30 · Auftragssystem
    Fertigstellung war bis 16:00 Uhr zugesagt
  • 08:45 · Werkstattnotiz
    Bremssattel hinten links muss getauscht werden
  • 08:52 · Teilesystem
    Bremssattel nicht am Lager, Bestellung ausgelöst
  • 09:20 · Teilesystem
    Zulieferer nennt keinen verbindlichen Liefertermin
  • 10:15 · Kundenanruf
    Kunde fragt telefonisch nach dem Stand

Was dabei galt

  • Regel
    Bei gefährdetem Termin und offener Kundenanfrage wird eine Information vorbereitet. Der Termin ist seit 09:20 Uhr gefährdet, die Anfrage liegt seit 10:15 Uhr vor. Erst damit greift die Regel.
  • Sperre
    Kein neuer Fertigstellungstermin ohne bestätigten Liefertermin.
  • Grenze
    Nur Angaben verwenden, die um 10:18 Uhr als Meldung belegt sind. Das Ersatzfahrzeug ist erst um 14:25 Uhr belegt und darf hier nicht vorkommen.
  • Freigabe
    Versand an den Kunden erst nach Freigabe durch einen Menschen.

Entwurf, 10:18

KI-unterstützt

Guten Tag, wir haben Ihr Fahrzeug heute früh geprüft. Der Bremssattel hinten links muss getauscht werden und ist nicht auf Lager. Unser Zulieferer hat uns bisher keinen verbindlichen Liefertermin genannt, deshalb können wir die Fertigstellung bis 16:00 Uhr nicht zusagen. Wir melden uns wieder, sobald der Liefertermin feststeht.

Versendete Fassung, 10:34

freigegeben

Guten Tag, vielen Dank für Ihren Anruf von 10:15 Uhr. Wir haben Ihr Fahrzeug heute früh geprüft. Der Bremssattel hinten links muss getauscht werden und ist nicht auf Lager. Unser Zulieferer hat uns bisher keinen verbindlichen Liefertermin genannt, deshalb können wir die Fertigstellung bis 16:00 Uhr nicht zusagen. Wir melden uns wieder, sobald der Liefertermin feststeht, spätestens heute bis 16:00 Uhr.

Zwei Änderungen gegenüber dem Entwurf: Die Serviceberatung hat den Bezug auf den Anruf von 10:15 Uhr hergestellt, belegt durch die Meldung derselben Uhrzeit. Und sie hat eine Nachfrist gesetzt, bis wann wir uns spätestens melden. Das ist eine Entscheidung des Menschen, keine Angabe aus einer Meldung.

Freigabe

K. Petersen, Serviceberatung

10:34 Uhr · gilt nur für Auftrag WA-2291

Versand

10:34 Uhr per SMS und E-Mail

an die im Auftrag hinterlegte Kontaktadresse

Nachweis

Versandbeleg um 10:35 Uhr, im Auftrag abgelegt. Er belegt den Versand, nicht die Kenntnisnahme. Mit der gesetzten Nachfrist gilt der Prüfauftrag „Der Versand ist belegt; eine Rückmeldung des Kunden liegt vor oder eine Nachfrist ist gesetzt“ als erfüllt. Um 14:28 Uhr entsteht nach der Meldung über das verfügbare Ersatzfahrzeug eine zweite, ebenfalls freigabepflichtige Aktualisierung.

Vorlage oder KI? Für einfache Fälle wie „Fahrzeug ist fertig“ genügt eine feste, vorher freigegebene Vorlage. Hier mussten vier belegte Angaben zusammengeführt werden: die alte Zusage, der Befund, der fehlende Teilestatus und die offene Antwort des Zulieferers. Genau dafür wird die KI eingesetzt.
Jede Freigabe nennt die Person und ihre Reichweite. Gesperrte Handlungen bleiben gesperrt, auch wenn andere Schritte längst freigegeben sind. Anbindung, Ausführung und Nachweis gehören zur oben gekennzeichneten Zielform und sind heute nicht in Betrieb.

Ehrlich gesagt

Was heute läuft
und was eingerichtet wird.

Die Stufen 02 und 03 beschreiben, was nach dem Pilot möglich wird, und nicht das, was heute schon läuft. Damit im Gespräch niemand aneinander vorbeiredet, hier die Trennung im Einzelnen.

Meldungen als Export oder Tabelle übergeben

im Pilot genutzt

Sie liefern, was ohnehin anfällt. Wir bringen es in ein einheitliches Format.

Vorgangsbildung, Bewertung nach Regeln, Sperren, Prüfaufträge

im Pilot genutzt

Der Brief auf dieser Seite stammt genau daraus.

Freigabe als nachvollziehbarer Zustand

vorhanden, im Pilot auf Papier

Das Werkzeug kennt den Übergang von „Freigabe angefordert“ zu „freigegeben“. Ausgelöst wird dadurch nichts.

Anbindung an Ihre Systeme oder an regelmäßige Exporte

wird bei der Fortsetzung eingerichtet

Existiert heute nicht. Umfang und Aufwand hängen von Ihren Systemen ab.

Fortlaufend aktualisierter Vorgang statt Momentaufnahme

wird bei der Fortsetzung eingerichtet

Setzt die Anbindung voraus. Im Pilot ist jeder Brief eine Momentaufnahme.

Texterzeugung, Versand und Nachweis

wird bei der Fortsetzung eingerichtet

Heute nicht im Produkt enthalten. Im Pilot entstehen Entwürfe und Versand von Hand.

Auswertung über mehrere Vorgänge hinweg

kann als nächste Stufe umgesetzt werden

Heute nicht im Einsatz. Ergebnis wären Vorschläge, die Sie prüfen und freigeben.

Automatische Ausführung freigegebener Handlungen

kann als nächste Stufe umgesetzt werden

Im Pilot ausgeschlossen. In unserem eigenen IT-Betrieb setzen wir das ein, dort mit einer sehr kurzen Liste erlaubter Handlungen.

Was das für Sie bedeutet

Ihr Aufwand: rund 4,5 Stunden
über dreißig Tage.

  • ·90 Minuten Workshop: den Ablauf abgrenzen und das Regelwerk festlegen
  • ·60 Minuten, um die Datenübergabe einmal einzurichten
  • ·zweimal 30 Minuten Zwischenabstimmung
  • ·60 Minuten Abschlussgespräch

Dazu die laufende Lieferung der Meldungen, wenige Minuten pro Woche. Keine Installation, kein Zugriff auf Ihre Systeme, keine Schnittstelle.

Der Pilot

2.500 €netto

30 Tage, ein Bereich, ein Ablauf. Sie erhalten 10 bis 20 Control Briefs aus Ihren echten Vorgängen, Ihr Regelwerk, einen Prüfplan und eine schriftliche Auswertung. 50 % werden angerechnet, wenn Sie fortsetzen.

Kommen am Ende nicht mindestens zehn vollständige Briefe zustande und liegt das an uns, stellen wir nichts in Rechnung.

Unverbindliches Erstgespräch

45 bis 60 Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns einen Ihrer Abläufe an und sagen ehrlich, ob er sich eignet.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ablauf prüfen →

Danach

Was nach den
30 Tagen passiert.

Beide Wege sind vorgesehen und beide sind in Ordnung. Sie entscheiden am Ende der 30 Tage auf Basis dessen, was der Pilot gezeigt hat, und nicht auf Basis einer Ankündigung.

Wenn Sie fortsetzen

  • ·Wir werten den Pilot gemeinsam aus: Was hat getragen, was nicht.
  • ·Sie entscheiden, ob derselbe Ablauf weiterläuft oder ob als Nächstes ein anderer aufgenommen wird.
  • ·Das bewährte Regelwerk, die Datenzuordnung und die Erkenntnisse werden übernommen. Es beginnt nichts von vorn.
  • ·Die Datenübergabe wird auf laufenden Betrieb umgestellt, damit der Vorgang mitläuft statt nachträglich zusammengetragen zu werden.
  • ·Geeignete Handlungen können danach schrittweise freigegeben werden, jede mit festgelegter Reichweite.
  • ·1.250 €, die Hälfte des Pilotpreises, werden angerechnet.

Umfang und Konditionen der Fortsetzung vereinbaren wir dann separat. Ein fertiges Paket oder einen laufenden Preis gibt es dafür heute nicht. Wir würden ihn raten, bevor der Pilot die Zahlen geliefert hat.

Wenn Sie nicht fortsetzen

  • ·Der Pilot endet nach 30 Tagen. Keine automatische Verlängerung, keine weitere Verpflichtung.
  • ·Sie behalten alles Zugesagte: die Control Briefs, Ihr Regelwerk, den Prüfplan und die schriftliche Auswertung.
  • ·Es bleibt nichts zurück, was abgeschaltet werden müsste. Keine Installation, kein Zugang zu Ihren Systemen.
  • ·Den erarbeiteten Ablauf können Sie intern weiterverwenden, auch ohne uns.

Und die Zusage vom Anfang bleibt: Kommen wegen uns nicht mindestens zehn vollständige Briefe zustande, wird nichts berechnet.